Sok helyen olvastam már, hogy a Gmail milyen tökéletesen használható a GTD elveknek megfelelően. Ezzel tulajdonképp jómagam is tökéletesen egyetértek. Az Intézz el mindent! olvasása során a “bejövő fióknak” vagy “a dolgok gyűjtőhelyének” nevezett inboxot is próbáltam egy Gmail-es fiókra leképezni gondolatban. Ez gondolatban sikerült is! De sajnos csak gondolatban.
A fiók két nagyobb egységre lett szétbontva: Context és Project. A context alatt értelemszerűen a “dolgok” kontextusában történik a levelek tárolása, úgy mint @Business, @Computer, @Contact, @Home, @Read, @Shopping, @Someday és @Waiting For. A project alá kerülnek azok a feladatok amelyek megvalósítása 1+ – vagyis legalább két – lépésből áll, P:projektnév mappákba rendezve. Mivel Mail.app-ot használok így van egy Smart Mailboxom is “Next actions” néven, ami a csillagozott üzeneteket gyűjti és tulajdonképp a [Gmail]/Starred folder tükörképe. A The David Allen Company honlapon volt egy cikk, hogy
… how to take Gmail™ beyond email, by transforming it into a powerful GTD® action list manager …
Taking Gmail™ beyond email
Következetesen betartom az “Inbox Zero” alapelvet ami nagyon segít, hogy rendben tarthassam a dolgokat. A Context/Project bontás szintén bevált. A folyamat így a következő: Bejövő levelek inboxba mennek. Ha nincs vele tennivaló, archiválom (All Mail). Ha van tennivaló és 5 perc alatt megoldható, megoldom és archiválom. Ha van tennivaló de nem oldható meg 5 perc alatt akkor a Context/Project mappák valamelyikébe kerül a tennivaló jellegétől függően. Ha több lépésben oldható meg a feladat akkor a Project alá kerül, ha csak egy egyszerű taszk, akkor a Context megfelelő almappájában köt ki a levél. A “Next actions” – vagyis a csillagozott – üzenetek az aktuális napra vonatkozó taszkokat jelentik. Vagyis, amit megcsillagozok, azt aznapra elvégzendőnek tekintek. Ami nincs megcsillagozva de valamelyik Context/Project almappában lapul az megoldásra váró feladat de még nincs beütemezve. Ami megoldódott azt archiválom.
Minden nap tartok egy áttekintést amikor átnézem az aktuális napi elvégzett és elvégzetlen feladatokat, tennivalókat, rendbe teszem a levelek, stb. Minden a helyére kerül és egyúttal a következő napra is kijelölésre kerülnek a feladatok (becsillagozódnak). Ezek persze nem kőbe vésett feladatok – hacsak nem határidősek – inkább csak egy iránymutatást adnak.
Azt hiszem eddig semmi olyat nem árultam el amiben bármi újdonság vagy meglepő lett volna. Megsúgom, hogy a cikk hátralévő része sem fogja lerántani a leplet a tökéletes és hibátlan tervezés és életvezetés titkáról 
. A fenti módszernek számomra egyetlen egy problémája van, de az sajnos teljesen használhatatlanná teszi az egész rendszert. Abból indulok ki, hogy a tökéletes GTD rendszer üzemeltetése során egy helyen tárolok mindent. Úgy értem, hogy egy rendszerbe (Gmail), programba, mappastruktúrába sűrítek be mindent. Így ha valamilyen információra szükségem van, tudom, hogy hova nyúljak. Bár a feladataim nagy részét e-mail-ben kapom, azért jócskán akadnak olyan tennivalóim amelyeknek más úton érkeznek (pl. Erkélykorlát lefestése). Ezeknek a berögzítése egy levelezőprogramba elég vicces. Maga a rögzítés persze nem nagy ügy – csináltam persze szabályokat, amelyek már szerveroldalon leválogatják és szétszórják a leveleket – de olyan levelet írni saját magamnak, hogy “Erkélykorlát lefestése”, “Drótkefét venni a barkácsboltban” stb. elég rendszeridegennek érzem. Nem is túl barátságos, és talán a Mail.app, talán a Gmail IMAP implementációjának köszönhetően, nem túl stabil. Néha duplikálódnak a levelek, egy levelet átmásolok egy másik mappába, majd az eredetit törlöm és a másolat is törlődik stb. Kényelmetlen, rendszeridegen, de legfőképp nem egyszerű a fenti rendszert üzemeltetni amint belépnek a képbe a nem e-mailben érkezett feladatok.
Nem csűröm-csavarom tovább, a következő megoldást dolgoztam ki. A Things alkalmazást használom a dolgok begyűjtésére és rendszerezésére. Minden tennivaló itt landol. Akár mailben érkezett (sima drag-n-drop, vagy billentyűkombináció), akár telefonon vagy egyéb “ösztönzésből” a Thingsben indul és fejeződik be a folyamat. Most nem fogok Things ismertetőt tartani, tulajdonképp majdnem mindegy, hogy Thingsről, Omni Focusról vagy iGTD-ről beszélünk. A lényeg, hogy Projekt és Context szerint kerül csoportosításra minden bejövő tennivaló – ugyanúgy mint a Mail-ben. A Thingsben a Contexteket Areas-al valamint tagekkel oldom meg (lásd a screencastot). Ugyanúgy tartok napi áttekintőket – a hétvégén hetit is – de megspékelem az egészet azzal, hogy a következő napra előállt “Today” valamint a következő tasztkokat tartalmazó “Next” listából átviszem (drag-n-drop) a tasztkokat iCal-ba is. Így előáll egy remek kis agenda a következő napokra, amelyen akár azt is nyomon tudom követni, hogy mennyire vagyok leterhelt egy-egy időszakban és az alapján újra tudom tervezni a dolgaimat.
Nem akarom elkiabálni, de eddig egészen jól bevált a Things, iCal összeállítás. Emlékszem, Wyctim is írta egyszer, hogy jelenleg a Things a barátja, majd nemsokára váltott és asziszem most TaskPaper-el tolja a GTD-t. Magam részéről nem is igazán egy alkalmazás, sokkal inkább egy módszer mellett szeretném letenni a voksot. Ezen módszer pedig úgy tűnik, hogy külső alkalmazáshoz fog kötni, amely szerepét jelenleg a Things tölti be. Az iCal csupán kiegészíti ezt a módszert és az agenda elkészítésében és áttekintésében játszik fontos szerepet, de van még egy fontos aspektus ami stratégiai szerepe van: iPhone. Ahhoz, hogy mindig legyen nálam egy példány a tennivalóimról, az iPhone nyújt segítséget. Mivel azonban tudomásom szerint eddig egyetlen GTD app-nak sincs iPhone-os verziója, (talán az Omni Focus lesz az első???) így az iCal-t hívom segítségül. Mivel abban úgyis ott vannak a következő napokra illetve fix időpontokra és határidőkre tervezett taszkok így semmi más dolgom nincs, csak esténként a napi áttekintőt követően összeszinkronizálni a Mac-et az iPhone-nal.
A rendszer működik, már csak az idő próbáját kell kiállnia!
