Tökéletes GTD megoldás

Mikor elkezdtem alkalmazni a GTD-t a mindennapi teendőim rendszerezésére, akkor még nem volt túlzottan nagy a programkínálat. Csak két versenyző jöhetett igazán számításba, a Things és az OmniFocus. Hamar kiderült számomra, hogy az OmniFocus egy igazi, hardcore GTD rendszer amely 100%-ban illeszkedik a David Allen féle metodikába. Kezdő GTD harcosként kicsit túlkomplikáltnak és túlmisztifikáltnak hatott rám a szoftver, nem igazán tudtam rendeltetésszerűen használni, leginkább csak kínlódtam vele. Üde színfolt volt a Things megjelenése, amely nagyon megkönnyítette számomra a dolgok rendszerezését, a letisztult, mérnöki módon megtervezett felület pedig elvarázsolt. Egymás mellé rakva a két programot szembetűnő a különbség. Az OmniFocus egy régi szabású, old-school Mac-es programként hat, a Things ezzel szemben gyönyörű, ízléses ruhában tetszeleg. Nem utolsó sorban van némi árkülönbség is a két termék között. A Things-hez 50 dollárért lehet hozzájutni, míg az OmniFocus 80 dollárt kóstál.

A fentieket figyelembe véve és mindkét szoftvert kipróbálva végül a Things mellett tettem le a voksomat és használtam boldogan az elmúlt években. Időközben megjelentek az iPhone kliensek is, remek kiegészítőként a Mac-es megoldás mellé. Mindig “zsebben tarthatóak” a feladatok, bárhol is járok a telefonom mindig nálam van. Persze olyankor is jól jön az iPhone kliens, mikor nem akarom bekapcsolni a számítógépet. Reggel csak rábökök a telefonomon a Things ikonjára és már látom is a napi teendőimet. Ha úton vagyok és jön valami input, csak megnyitom az appot is bepüfölöm az Inboxba a tennivalót. Szuper jó kis rendszer ez, bár megvan a maga rákfenéje.

Sosem sikerült egy igazán jól használható struktúrát kialakítanom Thingsben a dolgok rendszerezésére. Vagy túl sok, vagy irreleváns címkéket akasztok a feladatokra, ami később megnehezíti az áttekintést. A címkézéses megoldás sosem nyerte el a tetszésemet, nem tudtam hatékonyan alkalmazni. A másik nagyon kritikus hiányosság, hogy a Things jelenleg csak wifi hálózaton keresztül képes a szinkronizációra, így mindig észben kell tartani, hogy a rendszerezést követően össze kell majd szinkronizálni a klienseket. Az iPad verzió megjelenésével – amely az első alkalmazás volt amit megvásároltam az iPadre – tovább növekedett a kliensek száma, ezzel növelve a szinkronizálandó kliensek számát. Nincs annál idegesítőbb, mikor vasárnap este hátradőlök a kanapén, ölbe veszem az iPad-et, hogy megnézzem mi várható hétfőre, majd kiderül, hogy már napok óta nem cseréltem adatot a Things gazdával, így teljesen elavult információk jelennek meg az eszközön.

Lehet tudni, hogy gőzerővel dolgoznak az OTA (Over The Air) adatcserélő megoldáson a CulturedCode főhadiszállásán (Server component in private beta. Intensive work on client integration.), de meguntam a várakozást, ezért elkezdtem alternatíva után kutakodni. Épp ekkor jelent meg az App Store-ban az OmniFocus iPad verziója, amely a képernyőképek alapján nagyon megnyerő lett és a leírásban megtalálható, hogy támogatja az OTA szinkronizációt is. Úgy döntöttem, hogy letöltöm a szoftver Mac-es, 14 napos próbaverzióját és majd annak alapján meglátom, hogy érdemes-e foglalkozni vele.

Az elmúlt 2 évben, mióta nem láttam az OmniFocust nem túl sokat változott a program felülete, de szerencsére nem ez volt az elsődleges szempont a választásban. Átmigráltam a folyamatban lévő, aktuális feladatlistáimat Thingsből, majd használatba vettem a programot. Gyorsan hozzászoktam a kicsit furcsa billentyűparancsokhoz is és sikerült mindent a szájízemnek megfelelően beállítani. Kicsit meglepődtem, hogy mennyire kézre áll minden és ami korábban bonyolultnak tűnt az most mennyire praktikus és hasznos. Minden feladatot egy projekthez és egy kontextushoz lehet hozzárendelni. Ha a kontextusok listáját sikerül megfelelően kialakítani akkor gyerekjáték a feladatok rendezése. Nagyon tetszik, hogy ezeket fa struktúrában is ki lehet alakítani így az egyes kontextusokat tovább lehet bontani. Nekem például a legtöbb feladatom számítógéphez kötődik, így egy sima Computer kontextus nem teszi túl átláthatóvá a tennivalóimat. Ha viszont ezt tovább bontom E-mail, Szerver, Internet, Blog stb. kategóriákra akkor sokkal jobban tudom rendszerezni a feladatokat, mégis egy fő kontextus alá vannak besorolva, ahogy annak lennie kell. Ugyanez igaz a projektekre is, melyeket folderekbe lehet csoportosítani, így teljesen külön tudom kezelni a munkával kapcsolatos illetve a szabadidős dolgaimat. Az pedig már csak hab a tortán, hogy a projekteken belül lehet létrehozni csoportokat (Action Group) is, amelyek szintén fa struktúrába rendeződnek. Ez számomra olyankor hasznos, ha egy feladat elvégzése több lépésből áll, de ezeket valami oknál fogva nem akarom külön projektbe szervezni. Arról már nem is beszélek, hogy a tennivalókhoz mindenféle jóság beállítható, úgy mint kezdés ideje, határidő, következő áttekintés időpontja, becsült idő, státusz, típus, ismétlődés, minden ami csak kell. Ha ehhez még azt is hozzávesszük, hogy a szűrők segítségével saját nézeteket lehet kialakítani és azokat el lehet menteni perspektívaként, egyből erekció alakulhat ki.

Egy hét elég is volt arra, hogy megbizonyosodjak róla mennyire megfelelő számomra az OmniFocus. Megvásároltam a desktop verziót, valamint kiegészítőként az iPhone és iPad alkalmazásokat is. Beállítottam, hogy WebDAV-on keresztül szinkronizálja az adatokat és láss csodát, minden tökéletesen működik. Gyakran előfordul, hogy hétvégén be sem kapcsolom a laptopot, mert az iPad-en mindent kényelmesen, gyorsan el tudok intézni és szívesen is használom, ezért nagy öröm, hogy az OmniFocus tábla verziója tökéletes élményt nyújt. Másokkal ellentétben, nem az iPhone klienst alakították át a nagyobb kijelzőre optimalizálva, hanem egy teljesen új programot készítettek.

Itt található az egyik legjobb OmniFocus feature, az előrejelzés, amely úgy működik mint a naptár heti nézete. Az elkövetkező – majd az azt követő – 7 nap határidős eseményeit mutatja napokra lebontva. Gyönyörűen lehet vele tervezni és áttekinteni, remélem a desktop verzió is hamarosan megkapja ezt a tulajdonságot.

Bár az OmniFocus programcsomag nem tartozik a legolcsóbbak közé, de megéri az árát. Látszik a fejlesztése mögött meghúzódó következetesség és folyamatosság, melynek révén egyre tökéletesebbé válik.